イベント主催者にとっての通信簿でもあり、次回に向けての励みにもなるのが参加者のみなさまのご意見。
簡単なようで結構奥深いものです。
いろいろ思うところをメモしておきます。
～ 目次 ～
「アンケート」という言葉は使いたくない
僕が自分でお願いする際には「アンケート」という言葉を使いたくありません。
聞き流す言葉ではありませすけれど、この質問調査、って意味がどうにもイベントにそぐわないんです。
みなさんのご意見、改善すべき点があれば教えて頂きたいのが本音なので、調査ではないんですよね。
僕はタイトルには
「あなたのご意見お聞かせください！」
としています。どうかお話を聞かせて頂ければ！というお願いなんです。
参加してくださる方は次の良いイベントを作り上げる仲間ですからね。
紙で頂くか、ネットで頂くか
ご意見、紙で頂くかネット上のフォームで頂くかは主催者の悩みどころの一つじゃないかと思うんですよね。
Googleのサービスの一つ、Googleドライブの中に「フォーム」という機能があります。
ここに質問事項を作りますと、自分だけが見られるスプレッドシートに回答結果が得られるという仕組みです。興味のある方は
Google フォームを作成する - ドキュメント エディタ ヘルプ
フォームの回答を表示して管理する - ドキュメント エディタ ヘルプ
このあたりを見て、作業してみたら宜しかろうと思います。
僕は、ご意見は紙で頂くことにしています。A4のコピー用紙に自宅のインクジェットプリンターで印刷します。作成ツールはExcelが多いかな。枠作りが楽ですから。
どちらが圧倒的に優れているということはないと思うのですが、以下、自分が感じている違いを書いていきます。
紙でご意見を頂く
まずは紙でご意見を頂く場合について。
メリット
・イベントのその場で頂けるので、その瞬間の熱を書いていただける
・事前にテーブルにアンケートを置いておけるので、「アンケートのある席にお座りください」と参加者の誘導がしやすい
・会の開始前、休憩時間などお手すきの時間に書いていただくことで、間延びの時間を作りにくくなる
・基本的には全参加者からご意見を頂くことができる
個人的には、熱量の高い時間に書いていただけること、100%ご意見を頂けることを重視しています。
デメリット
・印刷の必要があるので用紙・インクのコストがかかる
・集計が手作業
・主催が複数人いるときに共有が手作業
・保管方法を考える
・記入時間をある程度取らないとご意見はざっくりとしてしまう
・記入時間を取りすぎると、書き終えた人の時間が間延びしてしまう
・水などに弱い
大体、PDFなどに変換して自宅のサーバーなどに保管しておきます。要はひと手間かかるんです。
ネット上のフォームサービスで書いていただく
次に、ネット上のフォームサービスでご意見を頂く場合について。
たいてい、イベント時にフォームサービスのURLを紹介するか、参加者へイベントシステムのメッセージ一斉通知機能を使ってアンケートのお願いを流すか、です。
メリット
・印刷の手間やコストがかからない
・会場に限らず、場所を選ばずご記入いただける
・イベント終了後、時があいてもご意見をいただける
・自分の字に自信がなくて多くを書いてくださらない方の障壁を下げられる
・複数人で共有したい時に楽
・保存が楽
デメリット
・ご意見を頂けるかどうか、わからない
・ネット環境がなかったり、ネットリテラシーの少ない方からのご意見を頂けない
・二日も経つとイベントの熱量は失われることがあり、その瞬間どうだったかというご意見はいただけない
紙で書いていただくということ
基本、アナログの作業になるので手間暇のデメリットは大きいですよね。
ただし、メリットに挙げたことの比重が僕にとっては大きいです。ですのでイベント前に机に紙を置いて、イベントが終了しなくても記入できるお名前やご連絡先などから先に書き始めて頂くようにしています。
イベント終了後には記入時間＋懇親タイムを取ることで、お尻の時間をあまり気にせずに書いて頂けるようにしているつもりです。
いただいたご意見をその日中に見ることで、自分の中でも熱いうちに内容を振り返ることができます。
それをもとに次回の作戦を練るんですね。
ネットでご意見を頂くことのも、もちろんアリ！
前述の通りメリットもデメリットもありますから、ネットの方が良い場合もあるでしょうね。
参加者のネットリテラシーが十分高い参加者のイベントであればご意見の「回収率」は上がります。
また、ご意見を頂けなかった場合、「書くほどでもない」という評価だと置き換えて考えることもできます。
乱暴に言っちゃえば、好みの問題で片づけてもいいかもしれません（笑）
アンケートの項目
抑えておきたいのは
・お名前（仮名・ハンドルネームももちろん可）
・連絡先（欄としてはメールアドレス、Twitter、Facebook）
・ブログを持っている方はブログのURL（ブロガーさん対象のイベントが多いので）
・参加してくださったきっかけや理由、知ることとなった機会
・ご満足いただけたところ・こと
・こうしたらもっと良くなるよ！というアドバイス
こんな点です。
下の二つはイベント終了後にご記入いただきます。
ほかは、休憩時間などでの記入を促します。
また、イベント自体に特殊性がある場合には、別途その特殊性についてのご意見も頂戴します。
タイトルのところにはイベントのロゴを入れるようにしています。少し柔らかさを出したいので。
お名前のところで仮名を全く問題ないようにするなかで、いただいたご意見をネット上（イベント報告ブログなど）で公開する可能性はあります、という断り書きを入れてあります。
実名＋コメントを掲載することはありませんけれどね。いただいたご意見をブログ上で書くことは反省のアウトプットにもなるので有益なんです。
次の開催前には見直す
当たり前ですが、ご意見をいただいた以上、良い点を伸ばし、悪い点の修正をはかります。
どちらに力を入れるかと言えば、良い点を伸ばす方かなあと。両方やりますけれどね！
ご意見を頂いたイベント、次の会を開くときには、前回のご意見を読み返します。
何が足りて、何が足りなかったか。
開催前に見直して気を引き締め直し、次の会に臨みます。
その結果いただいたご意見でご不満が解消されていたり、良かった点が増えるとうれしいものですね。
情報を共有したい！
こういうイベント運営に対する話、なかなかみんなで共有する機会がありません。
自分もイベント運営している！
という方、良かったらメッセージなどください。いろいろ「イベントトーク」したいなと思っています。
お待ちしております！