イベント主催することがあります。大概30人以下。
このくらいの人数ですと、タイトルにも書きました「連絡なし欠席」「ドタキャン連発」の方ってとても目立ちます。
そして、その方っていろいろ損します。そのデメリットについて。
～ 目次 ～
「まずい欠席」の方のデメリット
タイトルに出てきたようなマズイ欠席をされてしまうと、どうしても主催者の目に留まります。
・あの人、参加登録していたのに連絡なしで欠席したな
・あの人、参加するって言ってるけれどキャンセルばかりで来た試しがないな
こう印象が付いてしまうと、主催者によっては「ブラックリスト」に入れたり、当面の参加をお断りさせていただくような対応をする方もいらっしゃるでしょう。
今のところ僕はブラックリストを作ったことがないのですが、「この人は来ない人なんだな」という印象はどうしてもぬぐえないので、その方がいらっしゃらなくてもイベントが回るような工夫を考えることになります。
今日の主催者は明日の参加者
というわけではないのですが、その方がイベントを主催するとしたときにも「あれ、この人って無断欠席の人か。イベントをそもそもやるのかな？」と疑いを持つことにもなります。応援できなくなってしまうんですよね。
また、運悪くドタキャンが続いた経験をしてしまった主催者は、リスク回避のために参加費を上げてしまう可能性もあります。これでは主催者にも参加者にも良いことがありません。
有料イベントのお金のいただき方
主催者（というか僕）目線としてお話させていただくのですけれど。別の主催の方で、別の考えの方もいらっしゃるかもしれません。
有料イベントのお支払方法について
イベントの運営で気を使うことはいろいろあります。有料のイベントの場合は参加費もそう。
事前にカード決済をしてキャンセル不可、ってやれば、主催者側からすれば「堅い」収入計画が得られます。
ただこれって、
・カード決済で手数料が取られる
・カード決済が利用者に優しいシステムとは必ずしも言い難い
というデメリットもあったりします。なので、少人数のイベントであればできるだけ当日のお支払にすることで、上記の弊害を取り除きたいと考えることがあります。
大変な点はあるんです。その場で現金のやり取りが出てくるので
・現金の保管を行える信頼できるスタッフにお願いする必要がある
・現金の受け渡しがあるので一人当たりの受付時間がどうしても長くなる
・お釣りの準備をする必要がある
といったところですかね。これは経験者はわかるけれど、案外大変なもんです。
こういう点をクリアできるから、カード決済・コンビニ払いは主催者目線ではありがたいシステムとなります。
いただいた参加費
イベントの主催って主催者丸儲けではないんです。会場を借りたり、講演者に志をお渡ししたり。より良いイベントにするために機材を購入したり。そういうブラッシュアップができないと、次回のイベント開催、より良いイベント開催が難しくなってきます。
みなさまからいただいた参加費は、有益に使わせていただいているんです。
※イベントの準備のために活動した分を頂戴することは、もちろんあります。
取りうる対応策
嫌な表現ですが、とりっぱぐれを防ぐためには、
・キャンセル不可チケットの販売
・カードやコンビニによる事前決済
をうまく組み合わせるのが確実。たとえばキャンセル不可チケットにする代わり、定価よりお安くするとか。参加頂く方のご負担だけで済まさないような工夫を考えています。
イベントの募集・決済代行システムでは
Zusaar
everevo
や
Peatix
はチケットを複数種類発行できるので、こういうシステムで展開していきます。
お支払方法としては、参加者のみなさんにはご迷惑をかけてしまうこともあるとはわかっているのですが、主催者としては継続してよいイベントを開催するための工夫の一つなんです。これはご了解いただけるとありがたいです。
参加者あってのイベントだから。
参加して下さるみなさまがいらっしゃるからこそのイベントです。せっかくですから、できればお互い気持ちよく主催・参加できるイベントにしたいなと思うんです。
良いイベントにするよう主催者はみんな努力していると思うのです。
参加者のみなさんも、そのイベントの後にも主催者と気持ちよく付き合えるよう、ほんの少しだけお気づかいいただければうれしいです。
もちろんすべてのキャンセルがダメだなんて思っていません。人間ですから仕事もありますし、怪我・病気もあります。そのほか様々な理由で来られなくなることもあると思います。そのときには主催者の方に理由とともにご連絡を頂き、イベントシステム上のキャンセル手続きをしてください。
「補欠」で繰り上がれる人のためです。
今回はお越しいただけなかったけれど、次開催するときにはぜひまたお声掛けさせていただこう。そういうキャンセルを頂けると、主催者はとてもうれしいです。
そして、もし「うっかり無断欠席」してしまった方。後からでも良いので主催者の方にご一報いただけましたらうれしいです。無断欠席された場合、その方がどうして欠席されたのか、主催者にはメッセージが一切伝わりません。理由を頂ければ、今後もご連絡できる絆になります。
よろしくお願いいたします。
